Gestión de recursos
¿Te cuesta la gestión de recursos de tus proyectos o departamento? ¿Sabes cuales son los recursos necesarios para hacer el proyecto? En este artículo te explico cómo hacer la planificación de recursos, lo cual es básico para ejecutar cualquier trabajo. Si te interesa sigue leyendo y no te pierdas el enlace a programas de planificación con prueba gratuita al final.
Cuando hablamos de recursos mucha gente considera únicamente las personas que intervienen en el proyecto, pero desde mi punto de vista creo que este concepto es más amplio e incluye tanto personas, equipos, como materiales.
Requisitos para la gestión de recursos en proyectos
Para poder realizar la planeación de los recursos en proyectos es necesario disponer de una definición clara del alcance y las tareas a ejecutar, el trabajo y necesidades materiales de cada tarea, así como una primera definición del cronograma y presupuesto disponible debido a que las limitaciones temporales y económicas pueden afectar a la selección de los recursos. En los siguientes enlaces puedes saber más de estos requisitos
Gestión del alcance
Gestión de costos
Cómo hacer el cronograma de actividades
Al mismo tiempo, y como se detalla en los artículos correspondientes, la gestión de recursos afectan a la planificación de costes y el cronograma, lo que implica que estos procesos deben ejecutarse de forma iterativa hasta llegar a una solución que sea viable y cumpla con las limitaciones del proyecto.
Herramientas para gestionar los recursos de un proyecto
Como cualquier otro proceso, disponer de herramientas facilita mucho el proceso de planificar los recursos del proyecto. Dentro del pack de plantillas que hemos preparado para ti, encontrarás tres plantillas que pueden ayudarte a aplicar este proceso de planificación de los recursos.
Plantilla registro de tiempos
Plantilla lista de contactos
Plantilla plan de formación
Plan de recursos humanos
Si te gusta este post y quieres aprender otros aspectos sobre la gestión de proyectos. Te recomendamos descargar la guía de gestión de proyectos de esta página o nuestro pack de plantillas profesional. Así también colaboras con nosotros para que podamos continuar haciendo contenido de valor para ti. 😉 Gracias!
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Plantillas Profesionales para Proyectos
Proceso de planeación de los recursos en un proyecto
De forma general podemos decir que la planificación de los recursos en proyectos incluye la definición de tres aspectos:
- Asignación de los recursos necesarios. (Qué o quién necesitamos?)
- Definición de la estrategia de recursos. (Cómo lo obtendremos?)
- Planificación y nivelación de los recursos. (Cuando lo necesitamos?)
Aunque el artículo muestra estos tres apartados en orden, estos se ejecutan en paralelo y de forma iterativa, ya que existe un alto grado de interdependencia entre ellos y con los otros planes del proyecto.
Asignación de recursos necesarios en un proyecto.
La definición de los recursos significa definir las características de cada recurso que serán necesarias para ejecutar el proyecto, y en el caso de recursos internos la identificación concreta del mismo. Esta asignación suele hacerse a nivel de paquetes de trabajo, ya que por lo general estos son ejecutados por una misma tipología de recurso, o son contratados a un mismo proveedor en el caso de subcontratación.
De tal forma que diremos que para un determinado paquete de trabajo hará falta un determinado colaborador, una empresa con determinadas características, determinado equipamiento, o la compra de cierto material.
Para ello partiremos de la definición de las tareas incluida en la WBS del proyecto, el cual debe mostrar una definición de las necesidades de cada tarea que usaremos para realizar las descripciones del puesto de trabajo, o las especificaciones técnicas de compra. Como resultado de este punto tendremos la definición de los responsables de cada tarea en el diccionario de la WBS, el plan de recursos humanos, la definición de las compras, y las diferentes descripciones de los puestos de trabajo. En la mayoría de los casos esto último es algo inherente a la propia organización que no hará falta desarrollar.
Plan de recursos humanos
Plantilla plan de compras
Plantilla diccionario EDT
Muy relacionado con la definición de los recursos humanos está la definición del organigrama, que define quien participa en el proyecto y las relaciones jerárquicas dentro del proyecto, así como del plan de comunicación, que define qué y cómo debe comunicarse dentro del proyecto.
Estrategia de gestión de recursos de un proyecto.
Como estrategia en la gestión de recursos entendemos la definición del cómo vamos a conseguir los recursos necesarios para el proyecto, lo que puede implicar diferentes acciones:
El uso de recursos internos a la organización.
En este caso será importante acordar con el responsable de estos recursos su participación en el proyecto, la cual puede ser exclusiva o parcial. Esta asignación debe formalizarse mediante la emisión del organigrama del proyecto, y una lista de materiales o equipos. Así mismo, cuando hablamos de recursos humanos en organizaciones matriciales o funcionales, es importante definir los canales y necesidades de coordinación entre el director del proyecto y el responsable de los recursos.
La adquisición de recursos externos.
En algunos casos vamos a encontrarnos con una falta de recursos o de conocimientos para cubrir determinados paquetes de trabajo, lo que implicará tener que contratar estos a empresas externas y dará como resultado la definición del plan de compras del proyecto. En este punto es importante comentar que cuando hablamos de contratación, no únicamente nos referimos a la externalización de paquetes de trabajo, sino también a posibles autónomos o personal subcontratado que pueda reforzar los equipos internos.
Acciones de formación.
Es posible que nos encontremos falta de algún conocimiento específico en los recursos disponibles, lo cual implique tener que realizar un plan de formación. En este caso es importante definir esta necesidad de formación, su coste, e incluirlo en el proyecto como una tarea más, ya que esta afectará a los costes y cronograma.
Plantilla plan de formación
Nivelación y gestión de los recursos.
La nivelación consiste en conjuntar los recursos necesarios, el cronograma de las tareas, y la disponibilidad de los recursos, lo que determina en gran medida lo que podemos o no asumir internamente, así como las fechas y cantidad en que vamos a requerir cada recurso.
Para hacer esta nivelación de los recursos en el proyecto es importante conocer las tareas a realizar y los recursos necesarios para cada una, la cantidad de trabajo (horas o cantidad) que va a requerir cada tarea, y la disponibilidad de los recursos (vacaciones, horario, dedicación a otras tareas, cantidad etc). En el siguiente enlace puedes conocer este proceso en más detalle.
La nivelación de recursos
Consideraciones finales sobre la gestión de recursos
Obviamente al unir la disponibilidad de un recurso con la necesidad de este en un momento concreto puede surgir la necesidad de contratar nuevo personal, forzar el uso de personas con menor o mayor experiencia, adquirir personal externo, o subcontratar determinadas tareas. Como vemos, esto vuelve a mostrar el carácter iterativo de estos tres pasos, y del proceso de planificación de un proyecto de forma general, ya que serán necesarias varias iteraciones y propuestas hasta conseguir una planificación viable que cumpla con todos los objetivos.
Tipos de recursos en un proyecto
Entre los muchos tipos de recursos de un proyecto, existen cuatro comunes en todos ellos: materiales, financieros, personas e intangibles.
Gestionar los recursos materiales
Se trata de todo elemento físico tangible y agotable. Son necesarios para la producción de alguno de los entregables del proyecto. Pueden ser desde maquinaria, inmuebles, hasta herramientas, recursos técnicos de una empresa o los propios productos terminados y en stock.
A veces, los recursos tecnológicos de una empresa forman parte de este grupo. Hay empresas que consideran las herramientas propiamente dichas como recursos materiales, y otras organizaciones que asumen esta inversión como recursos intangibles, pues al final depende del resultado obtenido con el recurso tecnológico.
Planificar los recursos financieros
Los recursos financieros son aquellos activos que pueden reportar liquidez al proyecto. Pueden ser el flujo efectivo, obtenido por la producción de la principal actividad de la empresa (o facturación del proyecto al cliente), préstamos de inversores, subsidios de gobierno o financiaciones bancarias, entre otros.
Este tipo de recursos requiere de un control y seguimiento constante. Esto determina, en muchas ocasiones, su éxito a medio o largo plazo. Y de ahí, la importancia de planificar evitando situaciones en las que la producción de la actividad no se base en financiación. Esto se ve en más detalle en el post sobre el flujo de caja
Flujo de caja o cashflow
Gestión de recursos humanos
Aquí hablamos del esfuerzo, dedicación y tiempo de las personas que forman parte del proyecto. Hablamos así de talento, tan difícil de materializar y a la vez tan valioso de cara al rendimiento y resultado final del producto o servicio.
Como pieza clave de la gestión de recursos, el director del mismo ha de lidiar con el equipo, asignar las tareas correspondientes a las personas acertadas y vigilar la sobrecarga de trabajo, así como muchas otras consideraciones como son los conflictos internos, la motivación del equipo, etc. En este sentido, es importante aclarar que existen unas habilidades sociales esenciales de todo director de proyectos, las cuales muchas veces se obvian durante la formación profesional.
Profundiza en este punto con los siguientes posts
Gestión de personas
Gestión de la comunicación
Recursos intangibles
Muy en consonancia con lo anterior, en este punto se recogen elementos muy difíciles de medir y controlar.
Se trata de un cajón en el que entran desde los recursos administrativos de una empresa, las actitudes y comportamiento de las personas del equipo, relación con los colaboradores externos, rendimiento, resultado del uso de herramientas que fomenten la productividad laboral, calidad de los resultados, imagen de la empresa, valor de marca, o incluso, las lecciones aprendidas de la compañía.
Yo estoy usando la metodología de Construcción sin desperdicios. Mis proyectos son de Ingeniería. Uso análisis de precios unitarios basado en Metrados y Rendimientos para tener la recursos que necesito luego programo usando LookAhead 6 semanas, luego el informe semanal, luego la programación de mañana, termino con MS-Project o Primavera, termino con las curvas S en soles y horas. No existe planificación que la supere y si bien uso y comparto los críterios de PMI, Construcción sin desperdicios tiene prioridad
Hola buenas tardes estoy tranajando con lookahead y me gustaria aprender un poco mas ojala pudieras compartir tus experiencias gracias
elverivan92@gmail.com
Toda gestión de proyecto persigue un final exitoso fundamentado en el equilibrio de: Tiempo, calidad, costos y salud ambiental (cero accidentes).
Todo lo expuesto pasa por la selección y cuantificación de recursos que dentro de un estudio de disponibilidad o escasez deben ser nivelados para la optimización de su uso oportuno. Ello redundará en los costos (un recurso escaso es costoso; al igual que las urgencias impactan sensiblemente los costos de los proyectos.). Hay que insistir en la nivelación de utilización de recursos y la calificación de los mismos: rinde mas la mano de obra calificada y los materiales de buena calidad. Los desperdicios son mínimos y los tiempos muertes no existen.
Después de planificar solo nos queda hacer inspección y seguimiento con las técnicas existentes ; reportar y tomar las acciones correctivas sobre desviaciones de manera oportuna.
Hola! Estoy realizando un proyecto acerca de la gestión eficiente de proyectos y me gustaría consultarte ciertas cosas, me podrías dar tu correo?
lo maximo
buena informacion
LES FELICITO SU ENTREGA EN EL TRABAJO ENGRANDECE EL CAMPO DE LA CONSTRUCCION CON SUS APORTES COMPARTAN SU TECNICA GRACIAS
Gracias Edwin por tu comentario
¿Conocéis alguna regla o podríais dar algún «tip» respecto cuantos proyectos una persona es capaz de gestionar?
Sé que es depende mucho del grado de seniority del PM así como la tipología del proyecto. Pero, por vuestra experiencia, tenéis alguna cifra que os haya ido bien?
Gracias de antemano,