. ¿El proyecto acaba con la aceptación del último entregable?. Pues lo cierto es que no, una vez se han ejecutado y aceptado por parte del cliente todos los entregables, aún queda una última cosa por hacer: realizar el cierre de proyecto. Sigue leyendo y te explico este proceso.
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Formalmente, la fase de cierre del proyecto o conclusión del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo. Este aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida.
De esta forma si tenemos un proyecto que se ejecuta en fases (por ejemplo: proyecto básico, proyecto constructivo, compras, ejecución, etc.), cada una de las fases debe incluir su proceso de cierre, ajustado a su alcance en particular. Por lo tanto, aunque el artículo está escrito en referencia al proyecto en su conjunto, lo comentado sería igualmente válido para una fase del mismo.
Este es el tipo de conclusión más habitual en proyectos. Cuando se ha completado todo el alcance de este y el producto resultante ha sido entregado y aceptado por el cliente.
Como cualquier proceso, la fase de cierre de un proyecto está formada por un conjunto de pasos que deben realizarse. Los pasos y orden sugeridos en este artículo son una mezcla de la teoría incluida en las metodologías y mi experiencia profesional, por lo que puede diferir de lo que aparece en los manuales:
El primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado los entregables del proyecto. Para ello el cliente debe oficializar que los entregables han cumplido con el alcance, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover. Lo que habitualmente se hace con el acta de cierre o certificado de aceptación.
En proyectos con una cierta complejidad puede ocurrir que el cliente acepte el resultado, aunque existan pequeñas cosas a finalizar o solucionar. Esto es lo que se llaman puntos abiertos, los cuales no deben afectar al uso del producto o su seguridad. Un ejemplo de punto abierto sería dar una capa de pintura a una zona mal pintada.
Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo después del proyecto, este no puede considerarse como cerrado.
Por ejemplo: en un proyecto de instalación de un equipo, los puntos abiertos de poca importancia los puede asumir el equipo de servicio técnico o mantenimiento. En este caso, el proyecto se cierra y lo que quede se trata como un trabajo de este departamento.
Este es un punto muy importante en el proceso de cierre, ya que formaliza que no existirán trabajos a posteriori (excepto los puntos abiertos). A parte, es lo que permitirá emitir las facturas que estén vinculadas a la entrega del mismo
De la misma forma que ocurre en el contrato o pedido entre nosotros y el cliente, también se debe proceder a aceptar y cerrar los pedidos que tengamos con proveedores. Esto implica que damos por bueno lo entregado y que por tanto se pueden liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos.
De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto queda liberado en el momento de que se efectúa el cierre del proyecto. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre de la orden de trabajo.
Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto. Y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado.
Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto. El proyecto no puede cerrarse a nivel administrativo hasta que todas las facturas han sido pagadas.
Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto.
La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto. Y poder iniciar el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.
Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy importante para la organización.
Las lecciones aprendidas y la documentación permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los procesos de mejora.
Los principales motivos que pueden originar el cierre de un proyecto sin que este haya completado su alcance original son:
El punto en común de todos estos motivos es que el cierre se hace con el proyecto sin completar el alcance, por lo que el trabajo y los contratos generados están en un punto intermedio de su ejecución.
En este caso el proceso de finalización o cierre viene determinado por la confirmación oficial del fin del proyecto, la cual debe llegar al director del proyecto siempre a través del sponsor o el comité de dirección del proyecto, al menos de forma oficial. En la practica, si el cierre viene desde el cliente, este suele llegar al director del proyecto por ser la persona de contacto. A partir de este momento, el director de proyecto debe seguir el siguiente proceso:
Como esta orden de finalización del proyecto va a llegar en medio de las actividades. Lo primero es parar estas, cuantificar su grado de avance, y analizar las consecuencias del cierre. Estas consecuencias pueden ser diversas, pero básicamente estarán ligadas a los costes incurridos y comprometidos por las actividades en curso:
La importancia de definir y cuantificar el estado financiero en el cierre de un proyecto, y las consecuencias del cierre, viene determinado por diferentes aspectos:
Por lo tanto, existe una retroalimentación entre este análisis de la situación y la decisión de cierre de un proyecto a nivel interno.
Una vez esta decisión se confirma, el proceso es exactamente igual al proceso normal de cierre de un proyecto. Aunque en el momento de cerrar financieramente el proyecto pueden existir unos pagos pendientes que deberán ser reclamados o computados como perdidas.
En proyectos para terceros, el cierre de un proyecto que no se ha acabado puede generar el inicio de un proceso de reclamación y cobro de las cantidades pendientes, el cual puede llegar a implicar acciones legales; lo que desde mi punto de vista ya no formaría parte del proyecto.
Mi opinión es que el director del proyecto debe intentar facturar todo lo posible dentro del cierre del contrato con el cliente. Identificando aquellas cantidades que no ha sido posible facturar, y que deberán ser consideradas una perdida para el proyecto. Posteriormente la organización debe intentar compensar estas pérdidas con los procesos de reclamación que considere oportunos, o aceptarlas.
Desde un punto de vista práctico y formal, la finalización de un proyecto significa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con proveedores:
