Hay una frase que dice que no se puede gestionar lo que no se puede medir; por tanto para gestionar correctamente un proyecto deberemos ser capaces de medirlo. Y es ahí donde las métricas o KPI vienen a ayudarnos.
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Una métrica o KPI es por definición cualquier tipo de variable que pueda ser usada para medir el desempeño de algún aspecto del proyecto que sea importante y queramos controlar. Como ya se intuye por esta definición, una métrica debe ser o estar basada en un valor numérico que nos dé una visión objetiva del estado de esta variable. De esta forma vamos a tener métricas relacionadas con los costes, los plazos, los entregables, la calidad, etc.
En función de la forma de calcular la métrica, esta puede ser:
Las métricas tienen dos funciones principales, la primera a nivel del proyecto como panel de control del director del proyecto. Y la segunda a nivel de la organización como herramienta para reportar y controlar de forma simple el estado del conjunto de proyectos.
Desde el punto de vista del director del proyecto, las métricas o KPIs permiten conocer de forma rápida y objetiva el estado del proyecto, identificando fácilmente aquellos aspectos donde tengamos problemas.
El uso específico de cada métrica depende de su tipología, ya que existen tres categorías básicas de métricas:
En la siguiente imagen podemos ver un cuadro de mando de un proyecto tal y como lo vería el director del mismo. En él se resumen diferentes métricas de gestión del proyecto, en este caso financieras, que muestran en una sola tabla la situación del proyecto.
Cómo se puede ver, esta tabla solo muestra algunos valores totales, tanto planificados como actuales, y porcentajes de avance. Si tuviéramos problemas en alguno de estos valores, deberíamos ver los datos de partida para entender el origen del problema.
A nivel de la organización o la PMO, las métricas permiten definir un cuadro de mando común para todos los proyectos. De esta forma, se puede ver la situación de todos ellos de forma rápida, destacando aquellos que por algún motivo no cumplen, o no cumplirán, con los objetivos. Esta aplicación puede verse en la siguiente imagen, la cual muestra con colores rojo o verde el estado del proyecto en función de diferentes métricas
Aquí los valores no son tan importantes como el estado, por lo que a este nivel lo mejor es el uso de colores o marcadores visuales que rápidamente destaquen los problemas. Para ello es necesario haber definido unos niveles o límites de aceptación que definan cuando un proyecto se considera que ya no cumple con alguno de sus objetivos.
Otro uso a nivel de organización de estas métricas es la priorización y asignación de recursos entre proyectos cuando estos se ejecutan en entornos multiproyectos.
Esto es posible porque las métricas no solo permiten conocer el estado del proyecto de forma absoluta, sino también de forma relativa al cuantificar este en función de los aspectos que hayamos definido. Para aplicar esto debemos hacer coincidir nuestros KPI con alguna de las estrategias de priorización de recursos que definimos en el artículo específico.
Las métricas en este grupo muestran la situación del proyecto hasta la fecha, por lo que son representativas de lo que se ha hecho, sin valorarlo ni indicar cómo acabará. Por ello son las métricas más simples y más comúnmente usadas, siendo las más habituales el coste incurrido, los días transcurridos, el número de cambios, etc.
Por regla general son variables que pueden sacarse directamente a través de la observación de la situación del proyecto. Sin requerir ningún post-proceso, aunque en algunos casos puedan exigir el uso de herramientas para colectar los datos, como ocurre en el caso de los costes incurridos.
Presentan como ventajas su facilidad de obtención y de comprensión, lo que las hace muy útiles en informes de seguimiento donde queramos mostrar lo que se ha hecho. Esto es también una de sus principales limitaciones, ya que muestran únicamente la situación pasada del proyecto, sin indicarnos si esta es buena o mala, aunque se puedan comparar con las líneas base, y sin darnos información sobre la que basar nuestras decisiones futuras.
Estas métricas son las que permiten comparar la situación actual del proyecto con lo planificado, y de esta forma dar una idea de si el proyecto está cumpliendo con sus objetivos o no. También nos permiten identificar aquellos puntos en los que no cumplimos, y por tanto en los que debemos realizar un análisis en más detalle para encontrar la causa. Dentro de este grupo estaría métricas como los días de atraso sobre el cronograma, la variación de costes, etc.
En general son buenas métricas para incluir en el panel de control del proyecto y también en informes donde queramos mostrar los resultados que estamos obteniendo, pero su utilidad y fiabilidad va a depender de cómo se realice su cálculo. Por ejemplo, podríamos definir una métrica de variación de costes de dos formas diferentes:
Aunque puedan parecer muy similares, su interpretación es totalmente diferente. Imaginemos una situación en la que hemos avanzado trabajo respecto lo planificado, por tanto habremos gastado más porque hemos hecho más, lo que implica que no tenemos un sobrecoste sino un avance del coste. En esta situación la primera métrica nos indicará sobrecoste mientras que la segunda no.
Las KPI predictivas son las que estiman la situación final del proyecto en función de su situación actual e histórica. Con ello conseguimos anticipar el posible éxito o fracaso del proyecto, en el caso de continuar como lo estamos haciendo, siendo posible anticiparnos y analizar diferentes escenarios o contramedidas que modifiquen su evolución. Como ejemplo de estos KPI tendríamos en coste estimado total, la fecha prevista de fin, etc.
Su principal limitación está en el hecho de ser estimativas, lo que reduce su fiabilidad, la cual también depende del método de cálculo que usemos. Por ejemplo, el coste total estimado podría ser calculado de dos maneras diferentes:
Podemos ver primera forma de cálculo es más simple, pero parte de un valor estimado por el propio director del proyecto (el ETC), lo que hace más simple su ajuste. En el segundo caso el cálculo es más complejo pero únicamente usa datos medidos del proyecto, por lo que podríamos considerarla más fiable. Recopilar datos fiables y completos es básica es básico en ambos casos.
Esta es la principal función de las métricas, por lo que estas deben estar directamente relacionadas con aquello que queramos controlar. Normalmente se tratará del coste, plazo y alcance, aunque cada vez más se incluyen otros indicadores relacionados con la calidad, cambios o riesgos. Incluso a nivel organizativo se suele medir la satisfacción del cliente, aunque esto solo tiene sentido a nivel general.
Las métricas tienen varias aplicaciones en la gestión de proyectos, por lo que en función de cada aplicación van a ser más adecuadas unas que otras. De forma general podríamos definir tres aplicaciones básicas de las KPI:
Aunque podemos usar los KPI que creamos más convenientes en función de nuestros objetivos, hay algunas metodologías que ya incluyen el cálculo de algunas métricas. Por tanto es posible relacionar un aspecto con el otro.