Reuniones en proyectos
Cualquier persona que trabaje dentro en proyectos sabrá que existen multitud de reuniones a lo largo de su ejecución, a veces incluso demasiadas. En este artículo se describen algunas de las reuniones formales más habituales en la mayoría de los proyectos, aunque dependiendo del sector y organización pueden existir otras.
En cualquier caso es responsabilidad del director del proyecto, de acuerdo con los procedimientos de su organización y las características del proyecto, definir y organizar las reuniones que considere necesarias. Recordando que el tiempo dedicado a reuniones debe ser proporcional al beneficio que se saque de ellas, ya que resta tiempo efectivo de ejecución.
Herramientas para las reuniones en proyectos
Para poder gestionar correctamente las reuniones y hacer que estas sean lo más efectivas posible, es necesario crear un mínimo de documentos:
- Agenda: Sería como la invitación a la reunión. En esta se describen los puntos a tratar, los participantes y detalles generales, tales como horario y lugar. Este documento, habitualmente olvidado, sirve para que los participantes se puedan preparar la reunión. Algo básico en una reunión eficiente.
- Acta: Sería el documento que refleja lo tratado y acordado en la reunión, así como posibles acciones que hayan salido de esta.
Plantilla de agenda de reunión
Plantilla de acta de reunión
KICK OFF en proyectos o reunión de inicio
A nivel formal esta reunión daría inicio a la fase de planificación del proyecto, la cual acabaría con la presentación y aprobación del conjunto de documentos que forman el plan de gestión del proyecto. En proyectos de ingeniería o desarrollo de producto este plan de gestión se acostumbra a acompañar con un concepto de la solución técnica que muestra lo que se va a hacer y valide técnicamente la propuesta.
En grandes proyectos, donde cada fase del ciclo de vida del proyecto es casi un proyecto en sí mismo, puede ser necesario repetir esta reunión para cada fase. Pero en proyectos pequeños o medianos únicamente se lleva a cabo al inicio.
Como su nombre indica, el kick off representa el inicio formal del proyecto, y es la primera oportunidad de confirmar que todos los integrantes del proyecto tienen una misma idea sobre los requisitos y restricciones de este, o de detectar que no es así. De esta forma, esta reunión debería cubrir los siguientes puntos:
- Presentar y oficializar al director del proyecto. Por lo tanto es el momento en que este asume la responsabilidad y autoridad del proyecto delante del equipo, la empresa y el cliente.
- Presentar a los principales integrantes del proyecto, definiendo el rol y responsabilidad de cada uno.
- Clarificación del alcance. Aunque inicialmente el alcance debe haberse discutido en la fase comercial o de inicialización, y este debería estar reflejado en los documentos correspondientes (oferta o project charter), esta reunión se debe aprovecharse para confirmar que todos tiene el mismo punto de vista y detectar posibles requisitos ocultos. Así mismo es la primera oportunidad para detallar y clarificar el alcance o levantar aquellas lagunas que puedan existir.
- Clarificación de las restricciones. Igual que ocurre con el alcance, esta reunión permite confirmar y clarificar las restricciones que se discutieron en la fase inicial.
- Presentación del planteamiento del proyecto. Presentación del concepto, a nivel técnico y de gestión, que se propone para el proyecto. De esta forma se garantiza que partimos de una base aceptada por todos.
Dentro de nuestro pack de plantillas profesionales puedes encontrar una lista de control del kick off que te permitirá preparar este sin olvidarte nada.
Plantillas Profesionales para Proyectos
Reunión de inicio con equipo interno (KICK OFF interno)
Aunque la reunión de kick off está más enfocada al cliente y la dirección, ya que supone el inicio formal del proyecto, es muy recomendable tener un segundo kick off con el equipo del proyecto. Esta reunión tiene como objeto de oficializar el inicio del proyecto delante del equipo, dar a conocer el alcance a desarrollar, los procedimientos a seguir y las restricciones a nivel de plazo y costes (o horas), y definir el equipo que va a participar en esta y sus funciones.
Por consecuente, los participantes a esta reunión deben definirse en función de la fase del ciclo de vida en que esta se lleve a cabo. Aunque es recomendable que en esta reunión participen todos los responsables de las áreas que intervengan en el proyecto, no necesariamente el personal que asignarán, aunque lo hagan en fases del ciclo de vida más avanzadas.
Reuniones de seguimiento de proyecto
Como su nombre indica, la reunión de seguimiento tiene como objetivo evaluar el avance del proyecto. Por ello se trata de una reunión periódica donde participan las personas que en aquel momento estén implicadas en la ejecución del proyecto. La periodicidad de estas reuniones suele definirse en base a la duración total del proyecto, de tal forma que se consiga un balance entre un correcto control y el esfuerzo dedicado.
En función de quien participe en la reunión pueden existir diferentes reuniones de seguimiento:
- Reunión de seguimiento interna. Es la reunión liderada por el director del proyecto que reúne a los integrantes del equipo del proyecto para conocer la situación de este. Los temas más habituales a tratar en esta reunión son: cuantificar el avance del proyecto sobre el cronograma, análisis de contramedidas, seguimiento de los riesgos, seguimiento de los puntos abiertos, y mirar de prever posibles riesgos o contratiempos.
- Reunión de seguimiento con cliente o dirección. Se trata de reuniones informativas, para dar a conocer el estado del proyecto desde el punto de vista de sus principales puntos (cronograma, alcance, coste, cambios). Estas reuniones suelen ocurrir en proyectos medios o grandes; en pequeños proyectos normalmente se sustituyen por un informe periódico
La información presentada suele ser resumida, de tal forma que se dé una visión rápida del estado del proyecto sin entrar en detalles. De esta forma el cronograma se suele mostrar de forma agregada o sustituirse por un calendario de hitos, mientras que a nivel económico se da información agregada del conjunto del proyecto o los paquetes de control.
Seguimiento y control de proyectos
Obviamente esta información debe ajustarse al interlocutor y tipo de proyecto (en un proyecto llave en mano no tiene sentido mostrar información de costes al cliente, pero si a la dirección interna). Para ello es útil disponer de una plantilla de seguimiento que te permita sintetizar y homogenizar la información a tratar.
Plantilla hoja de medición
Plantilla de informe de proyecto
Plantilla puntos pendientes
Plantilla de seguimiento de proyectos con Cadena Crítica
Reunió de entrega o aceptación
Así como la reunión de kick off representaba el inicio de una fase o del proyecto, la reunión de entrega y aprobación representa el final. Como su nombre indica el objetivo de esta reunión es oficializar la entrega de un determinado entregable y conseguir su aprobación por parte del cliente. De esta forma será posible avanzar hacia la siguiente fase, cerrar el proyecto, y proceder a la facturación parcial o total según corresponda.
Cierre de proyecto
Desde un punto de vista técnico, y principalmente en proyectos de desarrollo, la reunión de entrega o aceptación es una oportunidad para mostrar el producto del proyecto, con el nivel de detalle que corresponda a cada fase, de tal forma que se confirme que el proyecto está avanzando en la correcta dirección, y de descubrir posibles requerimientos y riesgos que no fueros identificados inicialmente. Por ello es conveniente que esta reunión incluya personal del equipo técnico, capaz de explicar y comprender los detalles del entregable.
Desde un punto de vista formal, esta reunión busca la aprobación del entregable y la oficialización del fin de la fase o proyecto, aunque en algunos casos esta aprobación requiere unos días para analizar la información presentada. Conseguir esta aprobación implica congelar el avance del proyecto, de tal forma que exista una base aprobada sobre la que desarrollar la siguiente fase, y en caso de modificaciones sobre lo ya entregado y aprobado, tratar estas como cambios (cuando la “política” lo permita).
A parte de emitir la correspondiente acta de reunión, es conveniente emitir un documento formal de aprobación o cierre del proyecto. En el caso de que esta aceptación se dé con puntos pendientes, este documento deberá acompañarse de los puntos pendientes. Entendiendo por puntos pendientes cosas de poca importancia que no impiden la aceptación, pero que habitualmente deben solventarse para poder cerrar y facturar el proyecto.
Plantilla acta de entrega
Plantilla puntos pendientes
Reuniones de traspaso de responsabilidad (HANDOVER)
A lo largo de la ejecución del proyecto, este va avanzando a través de las diferentes fases que conforman su ciclo de vida (por ejemplo: comercial, ingeniería, compras, fabricación, entrega, etc.). Cada una de estas fases se basa en el trabajo realizado y aprobado al finalizar la fase anterior, y pueden ejecutarse por personas o equipos diferentes, o incluso organizaciones diferentes.
Por ello es importante realizar correctamente el traspaso de la información necesaria de un equipo a otro, así como el traspaso de la responsabilidad. Esto implica que a partir de un cierto momento, el equipo encargado de la primera fase queda liberado y el segundo equipo asume completamente los trabajos relativos al proyecto.
Por ejemplo: en aquellos casos donde el director del proyecto no ha participado en la fase comercial o de inicialización, es importante realizar una primera reunión de traspaso de responsabilidad entre este y el equipo comercial (o quién haya realizado la fase de inicialización). Esta reunión debe ocurrir preferentemente antes del kick off inicial.
De nuevo, la importancia y grado de formalidad de estas reuniones depende de la tipología y tamaño del proyecto, pero en todos los casos es importante definir de antemano la información que es necesario traspasar, los requisitos de avance para poder realizar el traspaso, y las personas implicadas en este traspaso.
falto la reunion del cierre, y reuniones de solucion de conflicto
Hola, con permiso os dejo como complemento un link con siete pasos para realizar reuniones de trabajo productivas:
http://gestiondeproyectos-master.com/siete-pasos-para-organizar-y-gestionar-reuniones-de-proyecto-productivas/
Saludos
como en todo proceso- o proyecto dentro cualquier rama sean contruccion . agro. manofactura e.t.c primordial tener como objetivos empresariales las buenas practicas de la iso 9000 y dan un valor agregado a nuestras profesiones y /o Administradores.